“科技的進步就是為了提高生活的質(zhì)量”這句話正是對無紙化會議系統(tǒng)先進性的最好的證明。無紙化會議系統(tǒng)的推進，必然是科技進步的表現(xiàn)結(jié)果。無紙化會議系統(tǒng)的出現(xiàn)，也確實方便了會議的進步與發(fā)展。那么將在以下幾個方面來介紹無紙化會議系統(tǒng)的優(yōu)勢何在。
首先，任何大規(guī)模的的會議，紙張的使用量絕非我們普通的一個會議可比。比如全國政協(xié)十二屆一次會議新聞采訪記者通氣會上，全國政協(xié)辦公廳新聞局局長張敬安透露，政協(xié)不再提供紙質(zhì)大會發(fā)言稿和簡報，僅此一項，“政協(xié)就能夠節(jié)省約200萬元的紙張和印刷費”。從某種意義上說，節(jié)約紙張就是保護森林，就是在保護我們生活的家園，博聆無紙化系統(tǒng)是可以把電子文檔轉(zhuǎn)化成仿紙質(zhì)文件的一種電子紙，節(jié)約會議紙張，是對環(huán)境的保護，更是一種的社會責任。
其次.任何大規(guī)模的會議的會務量都是巨大的，因此提高工作效率，會議質(zhì)量就顯得尤為重要。相對與傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒介，以無紙化會議系統(tǒng)終端作為做智能會議的載體，平板電腦相對于普通PC電腦具有更強的便攜性，而且價格更低，這無疑是最合適的硬件會議解決方案。無紙化會議系統(tǒng)首先是一種智能會議系統(tǒng)，它具有電子簽到，呼叫服務，會務通知，電子投票，閱讀審批等會務功能，不但可以優(yōu)化會議效率，提高會議質(zhì)量，而且還能節(jié)省大量時間和人力成本。
再次.安全是任何會議都需要關(guān)注的重點。博聆無紙化會議系統(tǒng)把電子文檔通過特殊加密形式轉(zhuǎn)化成第三方無法識別的仿紙質(zhì)的電子紙，在網(wǎng)絡通信中使用專用的網(wǎng)絡協(xié)議，傳輸數(shù)據(jù)經(jīng)過多重加密，會議文件安全保密性極高，相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)會議，無紙化會議可以防止保密文件被與會者偷偷帶走。博聆無紙化會議系統(tǒng)可以設置會議為保密會議，會后相關(guān)文件和記錄可以自動清除。
雖然說在某種角度來看，采用無紙化會議表面上是造成了成本增加，實際上則是降低會議成本，優(yōu)化會議管理，提高會議質(zhì)量，節(jié)省時間和人力成本，加強會議保密性，增加與會者的交互體驗。目前無紙化會議技術(shù)越來越成熟，先進的技術(shù)一定要取代落后的技術(shù)，這也是信息化進程的必然結(jié)果。盡管無紙化會議在實施起來還存在著諸多的紛爭，不過相信更加透明化、公開化的招標制度與財務公示，可以讓無紙化會議系統(tǒng)得到更多的政府機關(guān)、事業(yè)機構(gòu)的認可。
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