隨著全球信息科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展與進(jìn)步和“低碳、環(huán)保”呼聲的愈漸強(qiáng)烈，為適應(yīng)信息化時代高速發(fā)展的進(jìn)程，我國的會議模式已經(jīng)開始由“傳統(tǒng)紙質(zhì)會議”向“智能無紙化會議”進(jìn)行演變。
不論召開何種會議，會議資料的管理一直是會議從準(zhǔn)備到召開再到結(jié)束當(dāng)中各個環(huán)節(jié)的重中之重。而在當(dāng)前的傳統(tǒng)紙質(zhì)會議模式中，會議資料管理仍處在傳統(tǒng)的文檔管理方式的階段。在這種傳統(tǒng)的文檔管理方式下，每到召開一次常規(guī)會議時，負(fù)責(zé)會前準(zhǔn)備的人員都需要依據(jù)相關(guān)要求將會議資料打印出來并裝訂成冊再歸納好，到會時再將會議資料分發(fā)至各參會人員手中。
無紙化會議系統(tǒng)特點(diǎn)：
實(shí)用性和先進(jìn)性
采用先進(jìn)成熟的技術(shù)，滿足舉行各類型會議和活動的使用要求，并兼顧其它相關(guān)的管理要求，使系統(tǒng)在相當(dāng)一段時期內(nèi)保持技術(shù)的先進(jìn)性，并能適應(yīng)未來發(fā)展的需要。
安全可靠性
保證系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行，無紙化會議系統(tǒng)設(shè)備必須具有高可靠性，避免發(fā)生故障。在采用硬件備份、冗余等可靠性技術(shù)的基礎(chǔ)上，采用相關(guān)的中央控制系統(tǒng)技術(shù)提供較強(qiáng)的管理機(jī)制、控制手段、故障監(jiān)控等技術(shù)措施，以提高整個系統(tǒng)的安全可靠性。
靈活性和擴(kuò)展性
為適應(yīng)無紙化會議系統(tǒng)技術(shù)和設(shè)備的不斷更新與發(fā)展，系統(tǒng)具有良好的靈活性和可擴(kuò)展性，能夠根據(jù)不同使用需要，兼容不斷更新設(shè)備及技術(shù)功能，方便擴(kuò)展。同時具備支持多種通信媒體、多種物理接口的能力，提供技術(shù)升級、設(shè)備更新的靈活性。
互連性
具備與多種影音、控制、會議系統(tǒng)及計算機(jī)系統(tǒng)互連互通的特性，確保系統(tǒng)作用可以充分發(fā)揮。
經(jīng)濟(jì)性
完成后的系統(tǒng)應(yīng)以較少的人員投入來維持運(yùn)轉(zhuǎn)，提供系統(tǒng)的高效能與高效益。
可管理性
采用智能化可管理的設(shè)備、先進(jìn)的中央控制系統(tǒng)管理軟件，實(shí)現(xiàn)先進(jìn)的分布式管理。能夠?qū)崿F(xiàn)監(jiān)控、檢測整個系統(tǒng)的運(yùn)行情況，可以迅速確定系統(tǒng)故障，提高系統(tǒng)的運(yùn)行性能、可靠性，簡化系統(tǒng)的維修工作，為系統(tǒng)的使用和管理提供必要的保障。
無紙化會議系統(tǒng)在會議中的應(yīng)用
分享和上大屏控制：
“分享”是將自己（發(fā)起端）的操作界面發(fā)送到其他與會者（被發(fā)起端）顯示屏上，發(fā)起端可以控制允不允許被發(fā)起端返回本地畫面進(jìn)行其他操作。
登陸界面也是pc端顯示
會議簽到：顯示會議基本信息，個人信息，可自動簽到，也可以手寫簽到。
會議文件：
按議題顯示所有的會議文件，自由查看文件、同步瀏覽文件及對文件進(jìn)行批注等。并提供了“U盤上傳”功能，為會議中臨時上傳會議資料提供了窗口，保障了會議資料臨時更新的便利性。
會議通知：
后臺給某位與會者或者全體與會者發(fā)送的通知，適用于手機(jī)關(guān)機(jī)等不方便打擾的情況下，可以由后臺會議服務(wù)人員發(fā)送信息給與會者。
會議投票：
會議議題討來完畢，主持人模塊里可發(fā)起會議投票，其他與會者只能瀏覽投票結(jié)果。會議投票功能支持實(shí)名投票、匿名投票；也可設(shè)置多選項投票。投票結(jié)束后自動公布投票結(jié)果。投票結(jié)果可以有多種呈現(xiàn)方式，列表、柱狀圖、餅狀圖等。
會議文件管理
每個會議包含多個議題，每個議題下包括多個資料文件。還可以查看特定議題下的資料信息。
資料針對著每個議題，一個議題能包含多個資料，上傳資料的格式支持Word、Excle、PPT、PDF、MPG4、JPG，同時為了方便資料上傳，上傳的文件也支持壓縮包形式。用戶針對每個文件可以查看、下載、刪除等操作，當(dāng)然也包括了添加新資料。
參會人員管理
在與會人員標(biāo)簽下可以查看與會者的相關(guān)信息并對與會者信息進(jìn)行設(shè)置；同時也可以查看與會者的簽到時間以及更新前屏內(nèi)容。
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